研发费用人员区分与工时管理是企业享受研发费用加计扣除税收优惠的重要基础，也是税务稽查的重点核查领域。当前，随着金税四期系统的全面推行和监督管理要求的一直在升级，企业研发费用的合规性管理变得更加重要。本文将系统梳理研发人员的认定标准、工时管理方法及内控框架设计，帮企业建立合规的税务管理体系，避免因人员区分不当、工时记录不规范等问题导致的税务风险，确保研发费用加计扣除政策红利的充分享受。

  研发人员的认定是研发费用管理的首要环节，直接影响加计扣除的合规性。根据国家税务总局公告2017年第40号，研发人员包括研究人员、技术人员和辅助人员三类。研究人员是指主要是做研究开发项目的专业技术人员；技术人员是指具有工程技术、自然科学和生命科学中一个或一个以上领域的技术知识和经验，在研究人员指导下参与研发工作的人员；辅助人员是指参与研究开发活动的技工。外聘研发人员是指与本企业或劳务派遣企业签订劳务用工协议(合同)和临时聘用的研究人员、技术人员、辅助人员。有必要注意一下的是，外聘研发人员不包括为研发活动从事后勤服务的人员，这一点在真实的操作中经常被忽视。

  在认定研发人员时，还需注意行业限制。《关于完善研究开发费用税前加计扣除政策的通知》(财税〔2015〕119号)明确规定，烟草制造业、住宿和餐饮业、批发和零售业、房地产业、租赁和商务服务业、娱乐业等七类行业不得享受研发费用加计扣除政策。

  工时记录是研发费用归集的核心依据。国家税务总局公告2017年第40号要求，直接从事研发活动的人员、外聘研发人员同时从事非研发活动的，企业应对其人员活动情况做必要记录，并将其实际发生的相关联的费用按实际工时占比等合理方法在研发费用和生产经营费用间分配。未分配的不得加计扣除，这一要求在真实的操作中往往成为税务风险的重灾区。

  工时管理需遵循四大原则：一是人员活动与费用分配的关联性，即工时记录应与实际研发活动相关；二是分配比例的合理性，即费用分摊应基于实际工时占比，而非形式化操作；三是记录的可追溯性，即工时记录应能够经得起税务稽查的核查；四是工时记录应具备不可篡改性，即指数据一旦被记录存储后，任何个体或系统都没有办法进行未授权的修改或删除，以保证数据可信度。

  实践中，企业需建立系统化的工时管理机制，包括：按项目分类记录工时，区分研发与非研发活动工时，建立工时填报与审批流程，以及定期核验工时记录与项目进度的匹配性。

  在工时记录的具体操作中，推荐采用随手记方法，即研发人员对研发环节发生的各项数据随时记录，避免事后追溯导致的误差。对于中小型企业可采用工时记录表和研发项目人员分配表，记录每位研发人员在不同项目上的工时投入情况；对于IPO及拟IPO企业，则需要采用工时打卡系统，在小程序或者PC端进行工时打卡，并填报项目日志，这样才可以确保工时数据真实、完整、可追溯。

  对于既从事研发活动又从事非研发活动的人员，税务稽查中关注其研发工时占比是不是合理。虽然政策未明确规定具体阈值，但根据IPO审核动态，当期研发工时占比低于50%的，原则上不应认定为研发人员。这一标准虽非税务直接规定，但在实务操作中已被广泛认可为合理参考。因此，企业在归集研发费用时，应确保研发人员的研发工时占比不低于50%。

  为确保研发费用归集的准确合规，企业应建立完善的内控框架，涵盖制度层、执行层和监督层三个层面。

  1.制度层应制定《研发人员认定制度》《工时管理制度》《费用核算制度》等文件，明确研发人员的资格条件、工时记录方法、费用分配规则及证据链管理要求。例如，研发人员的认定应基于岗位工作职责而非部门归属，需明确其参与的研发项目及工时占比要求；工时记录应采用电子化系统，确保记录的实时性和可验证性；费用分配需有清晰的计算逻辑和书面说明，避免一刀切式的分摊。

  2.执行层需明确各部门职责分工。研发部门负责项目立项、工时记录、研发活动文档管理及资源分摊记录；财务部门负责核算研发费用，审核预算与决算，监督费用使用合规性；人力资源部门负责审核研发人员的岗位资格和薪酬结构；审计/内控部门负责定期核查工时记录真实性、费用分配合理性及内控有效性。例如，研发部门应建立研发项目台账，按月按项目按明细归集研发费用，确保台账数据与账面数据核对一致；财务部门应指导研发项目负责人编制项目经费预算，审核项目经费决算，并监督研发费用使用合规性；人力资源部门需确认研发人员的岗位归属和薪酬构成，确保研发人员的研发工时占比符合要求。

  3.监督层应建立定期核查机制。企业应至少每月抽查10%的工时记录，核对工时记录与考勤数据、项目进度、成果报告的匹配性；每季度进行一次全面内控有效性评估，着重关注研发费用归集的准确性、工时分配的合理性及证据链的完整性。对于发现的问题，应及时作出调整并完善内控措施。此外，企业还应考虑引入第三方审计机构，定期对研发费用内控体系进行独立鉴证，出具鉴证报告，增强税务稽查时的证明效力。

  在系统工具选择上，企业应依据自己规模和行业特性选择正真适合的工时管理系统。【泰克思研发费用合规智能管理系统（IPO版）】支持工时填报、审批、研发支出分摊功能，并可与考勤系统集成，获取员工打卡数据校验实际工时的有效性。泰克思研发费用合规智能管理系统不仅仅可以实现基于项目和任务的工时填报，还支持研发支出的精细化核算。对于预算有限的中小企业，可考虑【泰克思研发费用合规智能管理系统（标准版）】，可根据考勤表解析算法，一键生成参考工时表。

  工时填报、审批留痕、成本分摊，物料管理、生成多口径报表、与现有系统集成、风险扫描及预警

  案例：某公司将13名员工重新签订劳动合同，约定工作岗位为研发相关岗位，但上述人员前份劳动合同约定工作岗位为生产技术员、安环工程师等非研发岗位。税务稽查认定其为虚构研发人员，最终被处罚款。

  解决方案：企业应建立明确的研发人员认定标准，不简单以部门归属为准，而是基于实际参与的研发项目和工时占比。对于跨部门参与研发的人员，应明确其研发活动的详细的细节内容、工时占比及成果贡献，并在劳动合同中体现研发岗位性质。同时，研发人员的学历和专业背景应与项目内容相关，防止非理工科背景人员被认定为研发人员的情况。

  案例：某科技有限公司研发人员未按照参与项目的真实的情况填报工时，而是以项目月度考勤表为基础核算研发工时，考勤表记录工时无底层记录供备查验证。

  解决方案：企业应建立规范的工时记录机制，采用电子化系统实时记录工时，禁止由组长统一填写或事后补充。工时记录应包含人员姓名、项目名称、日期、工时数、工作内容描述等要素，并与考勤数据、项目进度、成果报告等形成证据链。对于跨部门协作的人员，应明确其在研发项目上的具体工作内容和工时占比，避免混岗现象。工时记录应按项目逐日记录，而非按月或季度粗略估算，确保数据的真实性和可验证性。

  案例：某企业研发工时分配记录表人数多于研发项目立项报告及研发实验流程单记载的研发人员合计数，研发实验流程单记载的各项工序操作时间与实际可执行情况不一致，研发项目立项报告投入的材料与实际投入材料也不一致。

  解决方案：企业应建立明确的费用分配规则，以工时占比为基础，结合项目资源消耗情况合理分摊费用。费用分配需有书面说明和计算过程，例如采用研发费用=研发人员当月职工薪酬×(当月研发人员从事研发工作工时/当月研发人员总工时)的公式进行计算。对于多项目参与的人员，应建立二次分配机制，根据各项目实际投入工时进行分摊。费用分配结果应与项目成果、资源消耗等形成逻辑关联，防止分配比例与项目实际投入明显不符的情况。

  案例：某科技公司因虚构研发项目、虚报研发费用，企图吃国家税收优惠的免费午餐，结果被依法查处，不仅需补缴税款104万元，还额外承担了滞纳金和罚款，总金额高达180万元。

  解决方案：企业应建立完善的留存备查资料管理体系，包括研发立项报告、工时记录表、研发领料单、项目成果报告、跨部门协作审批单等。特别是对于研发活动与非研发活动混同的情况，应建立明确的区分机制，例如研发领料单与生产领料单采用不一样的制式和编号方式，研发领料需经研发部门负责人审批并注明项目名称和用途。证据链管理应贯穿研发活动的全过程，从立项到结项，确保每一步骤都有相应的记录和审批支持。

  研发费用人员区分与工时管理是企业享受税收优惠的基础，也是税务稽查的重点。研发费用管理将呈现三大趋势：一是数字化内控将成为主流，企业需构建三位一体的合规体系（制度层面刚性隔离、系统层面智能校验、证据层面全链条留痕）；二是税务稽查将更看重数据逻辑验证，通过比对ERP系统、考勤记录、报销单据等多维度数据，识别研发活动中的逻辑矛盾；三是第三方鉴证将成为常态，企业定期委托第三方审计机构对研发内控体系进行独立鉴证，增强税务稽查时的证明效力。

  总之，研发费用人员区分与工时管理不仅是税务合规的需要，更是企业提升研发效率、优化资源配置的重要手段。企业应将研发费用管理纳入整体内控体系，通过制度规范、系统支撑和持续优化，确保研发费用的准确归集和合规享受税收优惠。

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